Lorsqu’une facture est transmise sous format papier ou électronique, des contrôles doivent être mis en place par les entreprises afin d’assurer à la fois de son origine, de son authenticité, de son intégrité et de sa lisibilité. La mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) devient alors une obligation.
Rappels préliminaires : depuis le 1er janvier 2013, trois formats de factures coexistent.
- EDI (envoi des données informatisé) ;
- Sécurisés RGS (référentiel général de sécurité) ;
- Les factures papiers et PDF.
Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ?
La PAF est une obligation imposée par l’administration fiscale à toutes les entreprises en matière de facturation (émises ou reçues par l’entreprise).
La PAF consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape des processus de facturation. Toute entité doit pouvoir démontrer qu’une procédure documentée est mise en place. Chacune des factures émises ou reçues doit refléter une opération économique réelle.
Elle apporte une vision globale de ses processus de contrôles internes. La PAF permet d’avoir une connaissance précise des flux. Il s’agit d’un préalable indispensable à l’optimisation et la sécurisation des processus.
Quel risque en cas de contrôle ?
- Une PAF défaillante entraîne une sanction financière, notamment, le rejet de la déduction de la TVA liée aux factures d’achat.
- L’absence de PAF implique le rejet de la TVA déductible sur 3 ans et la remise en cause des exonérations de TVA non collectée à l’émission.
- Lorsque l’origine de la facture ne peut être prouvée, la sanction va jusqu’au rejet pur et simple de la comptabilité. Aucune contestation n’est possible. L’application de la sanction est de droit.
Comment élaborer et rédiger sa PAF ?
Les textes afférents à la PAF ne précisent pas formellement comment elle doit être rédigée. Un accompagnement par un expert est un atout, que ce soit en termes de temps ou de sécurité.
Enfin, les contrôles mis en place peuvent être adaptés selon la taille de l’entreprise. Une documentation orale suffit pour une TPE, il faudra néanmoins prouver qu’une analyse a été faite au préalable. Pour une PME, la PAF doit être écrite ! Et pour les grandes entreprises, la documentation doit être écrite et détaillée.
Les contrôles mis en place établissent un lien entre la facture et la livraison du bien, ou la prestation de services.
Grâce à une pièce justificative qui est d’origine, il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture. L’ensemble du processus de facturation (devis, bon de commande, bon de livraison, bon de transport…), depuis son origine jusqu’à la facture et son règlement doit être relié de manière claire et vérifiable.
Quelles solutions ?
- Vous ne disposez pas d’une piste d’audit fiable, vous devez vous mettre en conformité au plus vite. Pour cela, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de votre commissaire aux comptes. Ils sauront vous orienter sur le travail à réaliser.
- Vous avez élaboré une piste d’audit fiable, mais vous souhaitez un avis sur le travail réalisé. Sollicitez votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes pour une évaluation du dispositif mis en place.
- Si vous souhaitez des conseils sur ce sujet, contactez-nous.
